Reflexiones para una gestión de las organizaciones culturales

Conversatorio desarrollado en la Casa Cultural Teatrova en el mes de noviembre de 2007

Temas abordados en el conversatorio:
1. Condiciones particulares de las organizaciones culturales
2. Elementos desde la gestión y gerencia prácticos para las organizaciones culturales
a. Criterios básicos para diseñar estrategias de búsqueda de recursos
b. Generalidades para presentar proyectos exitosos
3. Trabajo en red como estrategia de sostenibilidad

En este texto se desarrolla las condiciones particulares y la introducción a los elementos prácticos.

PRESENTACIÓN:

Parece obvio conversar sobre la importancia de asumir las organizaciones culturales como procesos que requieren planeación, proyección y tiempo para pensarlas en el presente y hacia el futuro; sin embargo, la práctica demuestra que no es así, las organizaciones culturales, bien sea a través de proyectos y actividades, viven más en un día a día de ajustes y carreras buscando que los recursos alcancen para el desarrollo de los compromisos de esos proyectos y actividades; y muchas veces, por no decir que la mayoría, se logran resultados reduciendo aportes al sostenimiento y mantenimiento de la organización y sus miembros.

En este breve espacio, presentaré algunos puntos de referencia para la gestión en organizaciones culturales considerando las dos expectativas comunes que en en la presentación manifestaron los presentes:
* ¿cómo conseguir presentaciones exitosas en propuestas y proyectos?
* ¿dónde buscar y conseguir fuentes de financiamiento para las organizaciones culturales?

Los asistentes de acuerdo a su presentación informal llevan desarrollando por más de un año prácticas de gestión cultural a partir de las actividades necesarias para el desarrollo de sus proyectos e iniciativas culturales. Por esto, más que definir o discutir lo que entenderíamos por culturas, lo gestionable en cultura o lo que es gestión cultural vamos a conversar sobre cuatro temas que buscan generar inquietudes y propuestas aplicables a su propio desempeño partiendo de las dos expectativas comunes al auditorio.

1. Condiciones particulares de las organizaciones culturales

Entre las condiciones que podemos llamar generales en las organizaciones culturales, encontramos que:

* Los servicios que ofrecen, en su mayoría, son intangibles
* Usualmente se desconoce la opinión o percepción de cómo se recibirá el servicio
* Sus productos no siempre son almacenables
* No se pueden hacer controles previos de calidad en el sentido estricto y formal como si se hace en productos industrializados
* No se puede cambiar en el curso de la actividad los objetivos y estrategias

Entre las condiciones particularidades de las organizaciones culturales, esta que:

* Los sistemas de organización son muy heterogéneos, podríamos agregar que coyunturales y temporales. Se inventan sistemas organizativos por proyectos o por actividades
* Existe una gran dificultad para incrementar la productividad reduciendo costos, por el contrario, al ser los costos simbólicos muchas veces se disparan
* Aunque es una de sus fortalezas, no es una práctica generalizada evaluar directamente el beneficio social y la rentabilidad social.

Entre las condiciones que se identifican comunes, adicionalmente a las referidas, en Bogotá esta que:

* Muchas de las acciones adelantadas por organizaciones culturales son desarrolladas en diferentes niveles, es decir una misma acción cultural es ejecutada por organizaciones culturales de carácter privado, público, mixtas, comunitarias, etcétera. Por ejemplo, grupos artísticos de base de instituciones educativas, asociaciones teatrales, cajas de compensación, empresas privadas se presentan como iguales en la oferta aunque tengan objetivos y estructuras de costos muy diferentes.
* Las organizaciones culturales como fundaciones y corporaciones que han sido lideradas o creadas por actores locales, como es el caso de los asistentes al conversatorio, en la mayoría de las veces actúan de manera aislada llegando a presentarse competencia innecesaria entre las mismas sobre todo por lo costosa que resulta para sus productos y servicios; e igualmente en una gran mayoría sumar es visto más como un riesgo que como una oportunidad.

Esta situación, llamemos de desconfianza en sumar, se evidencia en la poca circulación de información que beneficie a todos como son: las buenas experiencias, la disponibilidad de recursos y las convocatorias, solo para citar tres maneras en las que podrían encontrarse.

2. Elementos desde la gestión y gerencia prácticos para las organizaciones culturales

La gestión significa la ejecución de sistemas y metodologías de trabajo por medio de las cuales se espera potenciar fortalezas o resolver problemas en unas condiciones socioculturales y territoriales determinadas.

Se cualifica a medida que se incrementa la calidad de la planificación y la evaluación de los procedimientos. De manera que podemos reconocer en la gestión cultural el diseño y aplicación de procedimientos para administrar procesos culturales orientados a elevar los índices de pluralismo, tolerancia y convivencia, de cohesión social, identidad grupal y pertenencia territorial y de apropiación sobre los bienes públicos.

Y podríamos definir la Gestión Cultural, como señala el profesor Víctor Manuel Quintero, en el “Conjunto de acciones destinadas a lograr una efectiva combinación de medios (humanos, físicos, tecnológicos y financieros), con el fin de que políticas, planes, programas y proyectos culturales cumplan sus objetivos y contribuyan al desarrollo humano sostenible de grupos y regiones.”

Donde las tareas de la gestión se van dando en al aplicación de los recursos administrativos y acciones organizacionales; dando paso a la gerencia, con la toma de ciertas actitudes que hacen que todo objetivo se cumpla o que se llegue a cumplir la misión.

En la práctica y considerando las organizaciones culturales de los asistentes al conversatorio, las acciones entre gestionar y gerenciar no se diferencian y muchas veces una misma persona suma otras responsabilidades como son la de venta de servicios culturales. Esta dinámica hace que buenas experiencias no se sistematizan ni analizan, ya que siempre se está sobre la siguiente necesidad de ejecución de proyectos. Como resultado, una de las herramientas más útiles de la gestión que es analizar los fracasos o errores no se usa, por considerar el entorno agresivo e incomprensivo hacia las necesidades y prácticas culturales.

En este punto, se hace necesario que sin importar el tamaño de las organizaciones ni la de sus alcances - locales, nacionales o mundiales-, alguien dentro de la organización se tome el trabajo de asumir la responsabilidad de hacer el seguimiento y la planeación de la misma.

Se hace práctico y como mínimo realizar: cronogramas de trabajo, metas de acciones y presupuestales con proyección de ingresos y gastos y un diseño por lo menos de un escenario de perdidas y ganancias, aún en las entidades que aparentemente no lo requieren[1], es una manera de dar valor a nuestro compromiso profesional y de vida cuando realizamos nuestro trabajo en organizaciones culturales.

Con esta condición, para la que se requiere el compromiso de elaborar por lo menos un documento anual que sea revisado tras cada proyecto ejecutado o en una periodicidad que se cumpla, pasamos a ver de manera general criterios para estrategias de búsqueda de recursos y presentación de proyectos.

En próxima entrada se incluye la continuación de este conversatorio.
a. Criterios básicos para diseñar estrategias de búsqueda de recursos
b. Generalidades para presentar proyectos exitosos
3. Trabajo en red como estrategia de sostenibilidad

[1] Se tiene la percepción de que una organización cultural sin ánimo de lucro no tiene que atender a los presupuestos y realizar los PyG, (Pérdidas y Ganancias), dado que lis ingresos se van a revertir en la misma organización como honorarios para sus miembros o contratistas, compra de equipos, insumos y materiales, pago de oficinas y servicios públicos. Se cree que si no hay ingreso o si hay ingreso es la misma dinámica. Este concepto debe cambiar y todas las organizaciones culturales, sin hacer caso a su tamaño o número de asociados deben realizar presupuestos y proyección de ingresos y gastos atendiendo a la planeación de actividades y proyectos que se realizan regularmente y los que se piensan realizar.